Administración como proceso

                              DEFINICIÓN                                   

Cuando hablamos de la Administración como proceso, necesariamente nos referimos a secuencias dinámicas en las que se desarrollan un conjunto de acciones, que según la experiencia acumulada al respecto las podemos resumir en la frase:

IDEA ACTIVA

En buena cuenta a nuestro modesto entender, la Administración como proceso implica una IDEA ACTIVA, porque requiere desarrollar a plenitud:

Integración: Estableciendo algo en común, que convoque a un conjunto de personas en torno a una misma finalidad, a un mismo interés, mejor aún si es por consenso, que conduzca a la unión y articulación sólida.

Dinamismo: Asignando y asumiendo funciones compatibles y pertinentes con las capacidades, dones, habilidades y potencialidades debidamente jerarquizadas, de los recursos humanos, así como la deportividad y utilidad de los bienes tanto materiales como inmateriales.

Efectividad: Logrando resultados según la programación, es decir ejecutando el plan elaborado de manera oportuna.

Armonía: Reconociendo el desempeño de los recursos, con justicia y equidad, respetando las cualidades y limitaciones si las hubiere, contemplando con realismo la necesidad de la satisfacción corporativa.

Asimilación: En caso de éxito, inspirando el comportamiento y satisfacción en la frase: “mi veinte de ahora es mi cero de mañana”. 

Concurrencia: Dando continuidad a nuestras labores, tomando las previsiones del caso para evitar ausentarse o delegar para cubrir ausencias inevitables, de otro lado siempre invitar a todos, recordar las tareas mutuamente, socializando y globalizando la información.

Tolerancia: Sabiendo convivir y alternar con los demás en el desarrollo de las faenas o jornadas, saber escuchar, comprender y pedir, sin caer en el existencialismo . 

Imaginación: Proponiendo, sugiriendo, aconsejando y recomendando alternativas que coadyuven productivamente en la toma de decisiones, en la atención de las necesidades administrativas y de las contingencias que puedan presentarse.

Velocidad: Siendo oportunos en las exigencias de la dinámica administrativa, asumiendo el rol de protagonistas de los cambios y no víctimas de ellos. Progresivamente debe ir lográndose la productividad, ahorrando tiempo y reduciendo costos en el cumplimiento de las funciones.

Acomodación: Adaptándonos al accionar administrativo, subordinado el interés personal al interés colectivo; asumiendo la identidad y cultura organizacional vigente.

Según RUÍZ “La Administración es una ciencia social compuesta de principios, elementos, normas, técnicas y aplicaciones psicológicas, a los recursos humanos para que por intermedio de su capacidad se logren los objetivos empresariales e institucionales”. 

La referida composición nos permite afirmar que la Administración es un proceso dinámico y evolutivo que influye en las condiciones sociales, políticas, económicas y tecnológicas pero al mismo tiempo se adapta a ellas, como condición para lograr los objetivos trazados en forma oportuna y eficiente.

II. FASES: La Administración como proceso se expresa en la dinámica cor-relacionada de secuencias o momentos necesarios para la gestión y quehacer unificado de la Institución o Empresa.

Las fases de la administración son:

Planificación

Organización

Dirección

Ejecución

Realimentación (Control)

RUÍZ (2001) concluye que no se puede desarrollar la organización si no se ha establecido la planificación, no se puede dirigir ni ejecutar si anteriormente no se ha planificado y organizado, no se podrá controlar si antes no se planifican, organizan, 

dirigen y ejecutan las actividades, tareas, operaciones y acciones.

Es decir hay una concatenación de las fases mencionadas, pues la planificación requiere organizarse, dirigirse, ejecutarse y controlarse. La organización necesita planificarse, dirigirse, ejecutarse y controlarse. La dirección requiere ser planificada, organizada, ejecutada y controlada. La ejecución amerita planificarse, organizarse, dirigirse, ejecutarse y controlarse. El control debe planificarse, organizarse, dirigirse, ejecutarse y hasta controlarse.

En la práctica se manifiesta la simultaneidad necesaria de las fases así como su 

correlación.

La columna vertebral de las fases de la Administración es la COORDINACIÓN.

III. CARACTERÍSTICAS: La Administración como proceso, se caracteriza por ser:

A) Dinámica científica: La Administración se articula y conecta con la realidad, se acompasa al ritmo de ella, se sustenta en el diagnóstico objetivado, toma en cuenta las estadísticas existentes, las particularidades manifiestas y el comportamiento de los diversos factores que influyen y determinan la vida empresarial o institucional. La Administración se actualiza e invoca al ritmo del desarrollo científico y tecnológico, se enmarca en los paradigmas y exigencias epocales, tomando en cuenta las luces y sombras del mundo real para adoptar las decisiones más razonables y certeras.

B) Accionar Social: La Administración relaciona a los recursos humanos, los cuales se integran y corporativizan, expresándose en un corpus social que involucra sentimientos, emociones, expectativas, diversidad y heterogeneidad dando curso y configurando una cultura organizacional, en la cual se procesan las relaciones directas simples, directas de grupo y cruzadas como expresión de un permanente accionar social, que se desarrolla en los diferentes niveles orgánicos dentro de la estructura empresarial o institucional.

Además existen relaciones externas con los recursos humanos de otras empresas o instituciones de tal manera que el accionar social se proyecta hacia fuera.

C) Desarrollo Sinérgico: La Administración por su complejidad necesita del desarrollo del trabajo en equipo, sumando energías, esfuerzos, cualidades y propuestas que permitan complementar los desempeños, correlacionar expectativas y adoptar políticas de unidad y cohesión entre los recursos humanos bajo un común denominador contenido en los objetivos empresariales o institucionales.

D) Concatenación de esfuerzos: La Administración contempla que cada recurso humano por más capacitado que se encuentre, siempre tiene que apoyarse en el trabajo del otro recurso humano y a su vez sostenerlo.

E) Constante labor de aprendizaje: La Administración constituye una dinámica en cuyo escenario se dimensionan los aprendizajes en sus versiones aprender a aprender, aprender a hacer, aprender a ser, aprender a convivir y aprender a emprender que permitan conseguir los mejores medios materiales para vivir y además a crear nuevos. En esta vorágine están comprometidos todos los recursos humanos de la empresa o institución sin distinción, para desarrollar sus capacidades en los niveles que tengan.

F) Adaptación y acomodación: La Administración por su composición variada y heterogénea, exige comportamientos de adecuación, el descubrimiento gradual del otro y tender hacia objetivos comunes, participando en proyectos comunes con tolerancia, solidaridad y pluralismo dentro de una cultura de paz. 

Caso práctico 3.2 Por qué destituyeron al contador del hospital?

1.El doctor siguió los principios de Fayol?

Consideramos que no, que no debía de ser de esa forma, el doctor como el jefe o director del hospital tuvo una responsabilidad obligatoria de encontrar un mejor remedio, ya que el contador simplemente ejecutaba su trabajo respetando las reglas de la institución.

2.El director tiene un programa o proyecto de trabajo?

Creemos que no detalla en ningún momento un plan de organización del trabajo, pero todo jefe debe tener planificaciones en busca de el buen funcionamiento de su empresa, pero pensamos que sí tuvo un proyecto de trabajo.

3.El jefe de personal entiende la misión de la empresa?

Si la comprende, porque asimila que debe brindar buenos servicios a sus clientes, en este caso a los pacientes y por otra parte este no pretendía que el mejor doctor de su hospital, el doctor Espíndola lo abandonara, porque era especialista en lo que hacía. Estaba entre la espada y la pared

           

4.Que haríamos nosotros en lugar del directo?

Encontrar posibles soluciones que beneficiaran a la mayor parte de las personas, tanto a los pacientes como a los doctores. Por ejemplo si le propone al mismo doctor un horario flexible, así no tenía que renunciar y atendería su consultorio particular y de esta manera, el director del hospital no rompería con las leyes o reglas del Centro hospitalario

5.Cree que existe un problema de actitud, tanto del director como del doctor Espíndola?

Sí, ya que el jefe se sentía con tanta autoridad que lo que él dijese eso era lo que se iba a llevar a cabo y el que no cumpliese con este decreto, aunque no fuese la más justa destituirían a los empleados.

Por otra parte el doctor Espíndola sólo veía la parte material y no le importaban los pacientes, era un tanto egoísta, ya que su actitud era saciarse de beneficios monetarios y a los demás nada.

6.Tiene el director otras opciones de solución?

Bueno, quizás sí, pero el director sólo se concentró en esa opción o mejor dicho se aferró de ella, no tuvo más alternativas, pero si éste hubiese analizado, hubiera encontrado miles de ideas para darle solución a esta hipótesis.

Diferencias o disimilitudes en administración entre EFICIENCIA y EFICACIA

Eficacia y eficiencia son dos términos de uso común, sin embargo, aunque al decir estas palabras los sonidos son similares y ambas empiezan con las mismas letras; la verdad es que estos términos tienen significados diferentes.

La eficiencia se refiere a hacer las cosas bien, es obtener el mejor o máximo rendimiento utilizando un mínimo de recursos. La eficacia, por otra parte, es hacer las cosas de la manera correcta y de esta manera alcanzar el resultado deseado, en pocas palabras consiste en el logro de las metas con la menor cantidad de recursos.

En el caso de la eficacia, se cree en el logro de los objetivos finales, por lo cual, se tienen en cuenta todas las variables que pueden cambiar en el futuro. Por otra parte, en la eficiencia se piensa cómo puede ser el futuro dependiendo de la adición o eliminación de ciertos recursos, es decir,  que la eficacia consiste en alcanzar las metas establecidas en la empresa.

Para ser eficiente se requiere de una disciplina rigurosa. Esto puede conllevar a que las personas se vuelvan muy metódicas, calculadoras o que sean un tanto inflexibles. Mientras que para ser eficaz se crean estrategias que funcionan a largo plazo, y por esta razón las personas eficaces tienden a ser más adaptables a su entorno y a las circunstancias.

Cuadro simplificado de diferencias entre eficiencia y eficacia